Backup & Wiederherstellung: Datensicherheit für kleine Unternehmen

Warum „Wir haben ein Backup“ oft nicht reicht

In vielen Unternehmen lautet die Antwort auf die Frage nach Backups: „Das macht doch die NAS“, „Da ist eine Cloud-Sicherung“ oder „Unser Anbieter hat das eingerichtet“. Kritische Nachfragen zeigen dann häufig:

• Niemand weiß genau, was gesichert wird – und was nicht.
• Es gibt keinen dokumentierten Wiederanlaufplan.
• Ein Test-Restore wurde seit Jahren nicht mehr durchgeführt – oder noch nie.

Die 3–2–1-Regel in einfach

Ein bewährter Grundsatz für Backups lautet:

• 3 Kopien Ihrer wichtigen Daten
• 2 verschiedene Medien (z. B. Server + Cloud, NAS + Band)
• 1 Kopie außer Haus (z. B. in der Cloud oder an anderem Standort)

Für kleine Unternehmen heißt das nicht, dass Sie ein großes Storage-Projekt starten müssen – aber: Eine Sicherung, die direkt neben dem Server steht und immer online ist, schützt nicht vor Brand, Diebstahl oder Ransomware.

Was sollte mindestens gesichert werden?

• Dateiserver / zentrale Dateiablagen (inkl. Berechtigungen, soweit möglich)
• E-Mail-Daten (z. B. Exchange Online, andere Mailanbieter)
• Wichtige Datenbanken (ERP, Branchensoftware, Fachanwendungen)
• Konfigurationen (Firewall, Switches, Router, Domänencontroller, Fachsysteme)
• Dokumentation (Passwortsafe, Netzwerkpläne, Notfallpläne)

Backup ist kein Monitoring-Ersatz

Ein Backup, das still vor sich hinläuft, kann Monate unbemerkt defekt sein (z. B. wegen Speicher voll, Anmeldeproblemen, Zertifikatsfehlern). Daher gehört dazu:

• Regelmäßige Protokollprüfung (automatisiert, wo möglich)
• Benachrichtigungen bei Fehlern (Mail, Dashboard, Ticketsystem)
• Verantwortliche Person, die das monatlich im Blick hat (intern oder Dienstleister)

Test-Restore: die wichtigste Übung

Ob ein Backup etwas taugt, zeigt erst der Wiederherstellungstest.

• Einzelne Dateien aus verschiedenen Zeitpunkten zurückholen
• Kleine Testumgebung oder Testordner aus Sicherung wiederherstellen
• Im Fall von Datenbanken: Export/Import oder Restore in Testinstanz

Empfehlung: mindestens 1× pro Quartal einen dokumentierten Test-Restore durchführen – idealerweise als festen Termin mit kurzer Nachbesprechung.

Verantwortlichkeiten festlegen

Auch hier hilft eine klare Rollenverteilung:

• Geschäftsführung: definiert, welche Systeme „geschäftskritisch“ sind.
• IT / Dienstleister: plant und betreibt die Backup-Infrastruktur.
• Fachbereiche: melden Änderungen (neue Anwendungen, neue Speicherorte).

Mini-Checkliste für Ihr Unternehmen

• Gibt es eine Liste aller Systeme, die gesichert werden sollen?
• Ist dokumentiert, wie lange welche Daten aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfristen)?
• Wurde in den letzten 12 Monaten ein Test-Restore durchgeführt und protokolliert?
• Gibt es mindestens eine Offsite-Kopie der wichtigsten Daten?
• Wissen Mitarbeitende, wen sie im Notfall anrufen sollen – und was dann passiert?

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