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IT-Onboarding & Offboarding: Checklisten für kleine Unternehmen
Praktische Checklisten, damit neue Mitarbeitende ab Tag 1 arbeitsfähig sind – und beim Austritt keine Zugänge offenbleiben.
Warum Onboarding & Offboarding mehr als „Laptop aushändigen“ sind
In kleinen Unternehmen hängen oft viele Dinge an einzelnen Personen – vom Admin-Passwort bis zum Zugang zum Online-Shop. Wenn Onboarding und Offboarding nicht strukturiert laufen, bleiben:
- unbekannte Zugänge in Tools und Portalen
- verstreute Dateien in privaten Ordnern oder Clouds
- unklare Verantwortlichkeiten (wer darf was?)
Mit klaren Checklisten reduzieren Sie Risiko, Einarbeitungszeit und Chaos im Alltag.
Grundsatz: Rollen statt Einzelpersonen denken
Statt für jede Person individuell zu „basteln“, lohnt sich ein Rollenmodell:
- Rolle „Büro/Verwaltung“ (z. B. Rechnungswesen, Disposition)
- Rolle „Produktion/Handwerk“
- Rolle „Leitung/Management“
- Rolle „Externe/r“ (Freelancer, Partner)
Für jede Rolle definieren Sie einmal, welche Zugänge Standard sind – beim Onboarding werden sie vergeben, beim Offboarding wieder entzogen.
Checkliste Onboarding – IT-Basics
Ziel: Am ersten Arbeitstag sind alle nötigen Zugänge vorhanden, nichts fehlt – und nichts ist „zu viel“.
- Vor dem Start:
- Benutzerkonto in Microsoft 365 / Domäne anlegen
- Rolle und zugehörige Gruppen/Berechtigungen vergeben
- E-Mail-Adresse & Alias anlegen (inkl. Verteiler, falls nötig)
- Notebook/PC vorbereiten (Standard-Software, Updates, Grundschutz)
- Telefon-/Teams-Einrichtung (Durchwahl, Gruppen, Headset)
- Am ersten Tag:
- Persönliche Übergabe von Gerät(en) und ggf. Zugangskarten
- Einrichtung von MFA gemeinsam durchgehen
- Kurze Einführung in Dateiablage, Teams/SharePoint, Ticketsystem
- Hinweis: Wie werden Störungen gemeldet? (Mail, Tool, Durchwahl)
- In der ersten Woche:
- Zugang zu Fachanwendungen (ERP, Branchensoftware, Projekttool)
- Zugang zu relevanten Ordnern/Teams prüfen (sehen sie, was sie brauchen?)
- Kurze Awareness-Session zu Phishing und IT-Regeln (15–30 Minuten)
Checkliste Offboarding – sauber abschließen
Ziel: Nach dem Austritt bleiben keine aktiven Zugänge, keine „vergessenen“ Freigaben und keine Daten nur in persönlichen Bereichen.
- Vor dem letzten Arbeitstag:
- Überblick erstellen: Welche Systeme nutzt die Person? (Office, Fachanwendungen, Portale)
- Datenübergabe planen (z. B. Projektordner, Kundenkommunikation)
- Am letzten Arbeitstag:
- Geräte und Zutrittsmedien (Transponder, Schlüssel) entgegennehmen
- Passwortänderung für gemeinsam genutzte Accounts, falls vorhanden
- E-Mail-Autoantwort setzen (Hinweis auf neue Ansprechperson)
- Direkt nach Austritt:
- Konten in zentralen Systemen deaktivieren (Microsoft 365, VPN, ERP, Cloud-Dienste)
- Externe Zugänge (z. B. Lieferantenportale, Kundenportale) entziehen
- Wechsel von Gruppenmitgliedschaften prüfen (z. B. „Management“, „Finanzen“)
- Nachlauf (1–2 Wochen später):
- E-Mail-Postfach archivieren oder delegieren, fristgerecht löschen
- Überprüfen, ob unerwartete Logins oder Aktivitäten auffallen
Wer ist wofür verantwortlich?
Gerade in kleinen Teams lohnt eine klare Aufteilung:
- Fachbereich: Welche Tools, Ordner und Systeme werden benötigt?
- IT / Dienstleister: Technische Einrichtung, Sicherheitsregeln, Dokumentation.
- Geschäftsführung: Freigabe von Rollen/Anrechten auf sensible Daten.
- HR / Administration: Start- und Enddatum, Vertragsstatus, Personalakte.
Vorlagen & Automatisierung
Aus diesen Checklisten können Sie mit wenigen Schritten wiederkehrende Standardprozesse machen:
- Onboarding-/Offboarding-Formular (digital oder als A4-Checkliste)
- Ticketvorlage („Neue:r Mitarbeiter:in – Rolle X, Startdatum Y“)
- Standard-Teams/SharePoint-Vorlagen je Rolle
- Einfache Workflows (z. B. in Power Automate) für Aufgabe & Freigaben