💼Microsoft 365 & Zusammenarbeit
SharePoint als Dateiserver nutzen: Best Practices für kleine Unternehmen
Wie kleine Unternehmen SharePoint als Ersatz für klassische Netzlaufwerke einsetzen können – mit Struktur, Berechtigungen und Offlinezugriff.
Vom Netzlaufwerk zu SharePoint
Viele Unternehmen möchten klassische Laufwerke durch SharePoint ersetzen, um Außendienst, Homeoffice und mehrere Standorte besser zu unterstützen.
Grundprinzipien für SharePoint als Dateiserver
- Klar voneinander getrennte Bereiche für Abteilungen.
- Standardisierte Strukturen pro Bereich oder Projekt.
- Keine individuelle Ordnerwüste pro Person.
Berechtigungen sauber aufsetzen
Statt einzelne Ordner mit Einzelbenutzern zu verknüpfen, sollten Gruppen genutzt werden:
- Gruppen pro Abteilung oder Rolle.
- Eigene Bereiche für vertrauliche Informationen.
- Getrennte Bibliotheken für Daten mit externem Zugriff.
Synchronisation und Offlinezugriff
Mit der OneDrive-Synchronisation können Bibliotheken auf PCs eingebunden werden. Wichtig ist:
- Bewusst auswählen, welche Bereiche synchronisiert werden.
- „Nur bei Bedarf“ heruntergeladene Dateien nutzen, um Speicher zu sparen.
- Regelmäßig prüfen, ob alte Synchronisationsverknüpfungen noch benötigt werden.
Backup und Wiederherstellung
Auch wenn Microsoft 365 Versionierung und Papierkörbe bietet, ersetzt dies kein ganzheitliches Backup-Konzept. Gerade für rechtliche Aufbewahrung oder Notfallszenarien sollten zusätzliche Sicherungslösungen betrachtet werden.
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